Lemin kunnan hyvinvointikoordinaattori Kati Ahonen on lähettänyt järjestöille lisäohjeistusta paperitoukkavitsauksen uhriksi joutuneen kotiseutuarkiston tyhjentäjille.
Kati Ahosen antamat lisäohjeet ovat seuraavanlaiset:
- VPK:n naisosasto kuvaa poisvietävän aineiston ja tavarat. Ei tietenkään jokaista paperia erikseen, vaan kansiot ja vihkot ym.
- Noutajien nimet ja yhteystiedot merkitään muistiin ja heiltä otetaan asianmukaiset kuittaukset.
Tarkoitus ei ole, että mitään arvokasta häviää tai tuhoutuu, mutta järjestöillä/yhdistyksillä on kuitenkin itsellään vastuu materiaaleista.
Nyt kannattaa hyödyntää tämä tyhjennys ja käydä materiaaleja läpi ja katsoa, onko kaikkea enää tarpeen säilyttää.
Otamme tämän kotiseutuarkiston seuraavassa järjestöparlamentissa käsittelyyn. Tekninen johtaja on luvannut tulla myös paikalle. Tehdään yhdessä selkeät askelmerkit siitä, miten uutta arkistoa aletaan kasaamaan, ja kirjalliset pelisäännöt sen tulevaan käyttöön.
Miettikää myös järjestöparlamenttiin, tarvitsetteko kansiota, joihin asiakirjat laitetaan. Tässäkin kannattaa miettiä yhteistilausta.
Yhdistystoimijat-sivuilla ja on tietoa arkistoinnista. Tässä sinne linkki.